TOP 3 najczęściej pojawiących się problemów w projektach
W projektach może występować wiele różnych problemów, ponieważ projekty są złożonymi przedsięwzięciami, które wymagają koordynacji wielu zasobów, ludzi i działań.
Kluczowe czynniki,
które mogą mieć wpływ na liczbę problemów w projektach to m.in.[1]:
- niewłaściwe definiowanie wymogów,
- niespójne wymagania i cele,
- brak odpowiedniej ilości zasobów,
- brak systematycznego zarządzania ryzykiem,
- niewystarczająca analiza interesariuszy lub jej brak,
- brak komunikacji i doświadczenia w zespole.
Jednak według badań
przeprowadzonych przez The Concours Group[2],
istnieją również inne aspekty, przez które projekty borykają się z problemami.
Badania te zostały
przeprowadzone na grupie ponad tysiąca kierowników projektów, dzięki czemu
zostało wyłonionych pięć najbardziej wymagających wyzwań, na które napotykają
Project Managerowie podczas pracy nad projektami[3].
#1 Oderwanie od rzeczywistości
Kierownicy projektu
często są postawieni przed faktem dokonanym i dostają gotowe plany wyników, budżetu
oraz terminu bez możliwość negocjacji lub zmiany czegokolwiek. Wszelkie plany i
wyznaczone cele, w których nie brał udziału owy kierownik projektu są zatem
często ustalone bez uwzględnienia środowiska, w jakim dany projekt ma być
realizowany oraz ograniczeń i wymagań, jakie projekt naprawdę może napotkać[4].
Bywa także, że kierownicy projektu są proszeni, aby obliczyć potrzebne zasoby i czas, oraz aby określić zakres pracy, ale finalnie ich szacunki są ignorowane. W obu przypadkach wynikiem takiego postępowania są liczne problemy podczas realizacji projektu, w tym renegocjacje niemożliwych do dotrzymania terminów, budżetów i rezultatów, które od początku skazane były na przekroczenie lub niedostarczenie[5].
#2 Raportowanie arbuzów
Raporty-arbuzy to takie, które - podobnie do samego owocu - są na zewnątrz zielone, natomiast w środku czerwone. Ma to związek z problemem #1, ponieważ projekt, który został zlecony „z góry” i zakładał jego realizację w oderwanych od rzeczywistości założeniach już od samego początku, najprawdopodobniej będzie sprawiał kłopoty kierownikowi projektu podczas raportowania jego przekroczeń. Oznacza to, że raporty są często przekłamywane, czyli choć pozornie idealnie „zielone”, idące zgodnie z założeniami, to w środku całkowicie czerwone, bijące na alarm ilością niedotrzymanych terminów zadań, kosztów itd.
#3 Znikające zasoby
Jednym z najczęściej występujących problemów w projektach są także tak zwane "znikające zasoby”. Oznacza to, że pomimo wcześniejszych ustaleń względem dostępności zasobów w projekcie, nagle występuje z nimi problem. Pracownicy, którzy zostali oddelegowani do projektu mają inne obowiązki więc nie mają dość wolnego czasu, a sprzęt, który był niezbędny nagle zniknął lub ktoś inny go obecnie używa. Wspomniany problem często dotyka nawet aż 80% projektów [7].
Niestety w praktyce nie
ma projektów, w których nie występują żadne problemy. Bez względu na to, jak
dobrze projekt jest zaplanowany, problemy mogą się pojawić także pojawić z niezależnych
od kierowników projektu powodów. Jednak, jeśli na któryś z wyżej wspomnianych
problemów mamy wpływ jako kierownicy projektu, powinniśmy jak najwcześniej
zmniejszyć jego wpływ na projekt lub jeśli to możliwe – unikać go.
Autorka: Katarzyna Dorociak
Bibliografia:
- https://kierownikprojektu.com/2020/12/03/przyczyny-problemow-w-projektach-wstep/
- https://cruciallearning.com/resource-center/?activeIndustries=project-management /Science Fails, s.7
Brak komentarzy: