Zarządzanie projektami i teoria interesariuszy

 

Istota koncepcji teorii interesariuszy

Teoria interesariuszy to koncepcja związana z zarządzaniem przedsiębiorstwem, której korzenie sięgają lat 70. XX wieku, a jej fundamenty zostały opracowane przez Roberta Edwarda Freemana. Głównym założeniem tej teorii jest rozpoznanie faktu, że w otoczeniu każdego przedsiębiorstwa istnieje wiele podmiotów (zwanych interesariuszami), które mają interes w tym, w jaki sposób i z jakim skutkiem przedsiębiorstwo funkcjonuje. Interesariusze te wchodzą w interakcje z przedsiębiorstwem, a także między sobą, i mogą wpływać na podejmowane w firmie decyzje. Teoria interesariuszy ma na celu podkreślenie znaczenia relacji między przedsiębiorstwem a jego otoczeniem, szczególnie z uwzględnieniem różnych grup interesariuszy. Jest to podejście, które kładzie nacisk na budowanie trwałych i partnerskich relacji z różnymi zainteresowanymi podmiotami, nie tylko z klientami. Przedsiębiorstwa, stosując tę teorię, starają się uwzględniać potrzeby i oczekiwania różnych interesariuszy w swoich działaniach i decyzjach [1].

Teoria interesariuszy ma na celu zrozumienie i zarządzanie grupami interesariuszy przedsiębiorstwa, włączając w to dostawców, pracowników, inwestorów, organy regulacyjne, media, społeczność lokalną, itp. Działa jako narzędzie zarządzania strategicznego, pomagając uwzględnić wpływ i potrzeby tych grup w procesie podejmowania decyzji. Przykładowo, przedsiębiorstwa mogą dbać o relacje z dostawcami, aby zapewnić ciągłość dostaw surowców, lub z pracownikami, aby zwiększyć ich zaangażowanie i produktywność [2].

Jest to podejście zarówno strategiczne, jak i etyczne, które zakłada, że firma powinna działać na korzyść wszystkich swoich interesariuszy, nie tylko akcjonariuszy, co może przyczynić się do długotrwałego sukcesu przedsiębiorstwa [3].

Określenie „Interesariusz” z ang. Stakeholder odnosi się do grup lub osób, które są zainteresowane działalnością przedsiębiorstwa i ma wobec niego jakieś żądania [4]. Pojęcie interesariusz zaczęło funkcjonować w zarządzaniu w ubiegłym wieku w latach 60. Za rozpowszechnienie samego określenia oraz teorii związanej z interesariuszami uważa się R.E. Freeman'a.. Interesariusze wpływają na projekty w przedsiębiorstwach oraz są bardzo ważni dla ich funkcjonowania. Dlatego określenie przez przedsiębiorstwo swoich interesariuszy (osób zainteresowanych usługami przedsiębiorstwa) jest kluczem do porażki i sukcesu projektu. Aby określić kim jest interesariusz należy opowiedzieć na pytanie: „Kto ma wpływ na przedsiębiorstwo (projekt)?” oraz „Na kogo wpływa realizacja projektu?” [5]. 

Rodzaje interesariuszy

Interesariusze dzielą się na dwie grupy tzw. interesariuszy wewnętrznych i interesariuszy zewnętrznych. Podział na interesariuszy na zewnętrznych i wewnętrznych jest najbardziej podstawowym podziałem interesariuszy [7].

Interesariusze wewnętrzni:

·        Rady nadzorcze,

·        Udziałowcy,

·        Pracowników.

Interesariusze na we zewnętrzni:

·        Dostawcy,

·        Konkurencja,

·        Władze państwowe,

·        Klienci,

·        Związki zawodowe,

·        Media,

·        Organizacje pozarządowe.

Interesariusze są zatem bardzo ważni dla przedsiębiorstw i decydują oni o powodzeniu lub niepowodzeniu projektów. Potwierdza to fakt, że w raportach różnych firm można doszukać się informacji na temat interesariuszy, jak dbają o nich, w jaki sposób wpływają oni na przedsiębiorstwo oraz jaką kierują z nim relację [7].

Mierzenie poziomu wpływu i zainteresowania interesariuszy

Mocne zaangażowanie interesariuszy może znacznie poprawić wyniki projektu. Aby zapewnić odpowiedni poziom zaangażowania, warto stworzyć mapę interesariuszy (macierz interesariuszy), która pokazuje ich poziom wpływu i zainteresowania. Ta siatka, znana jako matryca wpływu-zainteresowania, pozwala na podział interesariuszy na cztery główne grupy [8]:

1.      Wysoki wpływ, wysokie zainteresowanie: Ta grupa obejmuje kluczowych decydentów, sponsorów projektu, a także kluczowych partnerów i klientów. To osoby, z którymi należy regularnie utrzymywać kontakt, zrozumieć ich potrzeby i aktywnie współpracować. Są oni kluczowi dla powodzenia projektu.

2.      Wysoki wpływ, niskie zainteresowanie: Do tej kategorii zaliczają się osoby, które mają dużą siłę oddziaływania, ale nie są szczególnie zainteresowane projektem. Mogą to być wyżsi rangą menedżerowie lub odlegli partnerzy. Ważne jest, aby byli na bieżąco z informacjami o projekcie i żeby ich zaskoczyć. Regularnie informuj ich o postępach projektu, aby zapewnić ich zadowolenie i uniknąć problemów.

3.      Niski wpływ, wysokie zainteresowanie: Osoby w tej grupie nie mają dużego wpływu na projekt, ale są mocno zainteresowane jego przebiegiem. Choć nie potrzebujesz od nich zgody na różne aspekty projektu, ważne jest, aby byli na bieżąco z informacjami. To może pomóc w zwiększeniu ich zaangażowania i budowaniu pozytywnej atmosfery wokół projektu.

4.      Niski wpływ, niskie zainteresowanie: To są interesariusze drugorzędni, którzy nie mają ani dużego wpływu, ani szczególnego zainteresowania projektem. W zależności od projektu, można utrzymywać z nimi kontakt co jakiś czas, np. wysyłając raporty o postępach lub informując ich dopiero po zakończeniu projektu. Ważne jest jednak, aby mieli możliwość zaangażowania się, jeśli tego zechcą.

Teoria interesariuszy, a zarządzanie projektami

Teoria interesariuszy jest nieodłączną częścią zarządzania projektami, ponieważ umożliwia menedżerom projektów lepsze zrozumienie kontekstu projektu, poprawia komunikację, umożliwia budowanie relacji, a także pomaga w zapobieganiu i rozwiązywaniu konfliktów. Wszystko to przekłada się na większe szanse na sukces projektu z kilku kluczowych powodów jakimi są [9]:

1.       Kompleksowy obraz projektu: Interesariusze reprezentują szerokie spektrum perspektyw, potrzeb i oczekiwań. Identyfikując i analizując interesariuszy, menedżerowie projektów mogą uzyskać bardziej kompleksowy obraz projektu, zrozumieć, kto jest zaangażowany i jakie są ich interesy.
2.      Skuteczna komunikacja i koordynacja: Wiedza o tym, kto są interesariusze, ułatwia menedżerom projektów komunikację i koordynację działań. To pozwala na dostosowanie strategii komunikacji do różnych grup interesariuszy, co zwiększa skuteczność i efektywność zarządzania projektem.
3.      Identyfikacja kluczowych graczy i potencjalnych ryzyk: Teoria interesariuszy pomaga w zidentyfikowaniu kluczowych graczy w projekcie, którzy mają duży wpływ lub są silnie zainteresowani jego wynikami. Dzięki temu można przewidzieć i zaplanować, jak zarządzać potencjalnymi ryzykami oraz wpływem tych interesariuszy na projekt.
4.      Budowanie wsparcia i zaangażowania: Zrozumienie interesariuszy umożliwia menedżerom projektów budowanie silnych relacji, zdobywanie wsparcia oraz angażowanie zainteresowanych stron w sposób, który sprzyja sukcesowi projektu. Wysokie zaangażowanie interesariuszy może znacząco przyczynić się do pomyślnego zakończenia projektu.
5.     Zapobieganie konfliktom i rozwiązywanie sporów: Dzięki teorii interesariuszy menedżerowie projektów mogą zidentyfikować potencjalne źródła konfliktów na wczesnym etapie i opracować strategie zapobiegania im lub skutecznego ich rozwiązywania. To może zapobiec opóźnieniom i kosztownym przeszkodom w projekcie.
6.    Osiąganie celów projektu i spełnianie oczekiwań: Zarządzanie interesariuszami pozwala menedżerom projektów na lepsze dostosowanie celów projektu do oczekiwań i potrzeb różnych interesariuszy. To prowadzi do większej satysfakcji klientów, inwestorów i innych zaangażowanych stron.

1.     

Teoria interesariuszy umożliwia menedżerom zrozumienie i zarządzanie różnorodnymi grupami, które mają wpływ na projekt lub są nim zainteresowane. Przez identyfikację i analizę interesariuszy, menedżerowie projektów uzyskują kompleksowy obraz kontekstu projektu, co ułatwia skuteczną komunikację, koordynację działań i budowanie relacji. Pozwala również na identyfikację kluczowych graczy, potencjalnych ryzyk i konfliktów, dzięki czemu można skuteczniej zapobiegać problemom i rozwiązywać spory.

Skuteczne zarządzanie interesariuszami prowadzi do zwiększenia zaangażowania, co sprzyja pomyślnemu zakończeniu projektu. Dostosowanie strategii komunikacji do różnych grup interesariuszy zwiększa szanse na osiągnięcie celów projektu oraz spełnienie oczekiwań klientów, inwestorów i innych zaangażowanych stron. Ogólnie rzecz biorąc, teoria interesariuszy pomaga w zapewnieniu harmonijnej współpracy, co jest niezbędne dla długotrwałego sukcesu projektu i firmy.

Autor: Filip Nocoń

---

Przypisy:

[1] Z. Waśkowski: Wykorzystanie teorii interesariuszy w procesie kształtowania strategii marketingowej organizacji sportowych, „Polityki Europejskie Finanse i Marketing” 2015, nr. 13(62), s.157-170.

[2] Tamże.

[3] Tamże.

[4] Forum odpowiedzialnego biznesu: Interesariusze; artykuł opublikowany na stronie internetowej https://odpowiedzialnybiznes.pl/hasla-encyklopedii/interesariusze/

[5] Business Insider Polska: Kim jest interesariusz i jaką rolę odgrywa? 2022, maj; artykuł opublikowany na stronie internetowej https://businessinsider.com.pl/poradnik-finansowy/oszczedzanie/interesariusz-definicja-rola-w-zarzadzaniu-projektami/v7wl044

[6] Forum odpowiedzialnego biznesu: Interesariusze; artykuł opublikowany na stronie internetowej https://odpowiedzialnybiznes.pl/hasla-encyklopedii/interesariusze/

[7] Orlen: Nasi interesariusze 2019: artykuł opublikowany na stronie internetowej https://raportzintegrowany2019.orlen.pl/nasze-otoczenie/interesariusze/ i mBank: Interesariusze mBanku 2018, lipiec; artykuł opublikowany na stronie internetowej https://www.mbank.pl/raport-roczny/2017/mbank/interesariusze-mbanku/

[8] J.Martins: Czym jest analiza interesariuszy i dlaczego jest ona istotna?: artykuł opublikowany na stronie internetowej artykuł opublikowany na stronie internetowej https://asana.com/pl/resources/project-stakeholder

[9] Tamże.

 

Rysunki:

Rys. 1. https://www.aplikuj.pl/porady-dla-pracodawcow/2976/czy-okreslenie-interesariuszy-organizacji-ma-realny-wplyw-na-jej-rozwoj

Rys. 2. https://analizawymagan.pl/interesariusz-w-projekcie-2/

Rys. 3. https://leadership-center.pl/blog/macierz-interesariuszy/

Rys. 4.https://malewielkiedane.pl/zarzadzanie-projektami-jakie-kpi-stosowac-co-mierzyc/ 

k