PROJEKT czy PROCES
Po czym poznać projekt?
Przede wszystkim projekty są podejmowane w celu stworzenia jakiegoś unikalnego produktu, usługi lub rezultatu, są określone w czasie, a więc mają swój początek i koniec oraz stopniowo się doprecyzowuje się w nich zakres prac. Projekty mają także określone cele oraz budżety i harmonogramy, które kierownik projektu musi stale nadzorować, aby projekt zakończył się sukcesem. Mowa tutaj o trójkącie ograniczeń projektowych, który wymaga dopasowania wymagań klienta do możliwości realizacji danego projektu.
Projekty są zazwyczaj złożone i wymagają skoordynowanych wysiłków wielu różnych grup interesariuszy. Dodatkowo projekty często inicjowane są po to, aby wprowadzić zmiany lub nowe produkty i usługi, ulepszyć istniejący proces lub aby osiągnąć kolejne, nowe cele strategiczne. Więc projekty charakteryzuje także ich wyjątkowość, gdyż każdy projekt jest na swój sposób inny. Choć pewne działania w projektach mogą się powtarzać, to jednak odrębny projekt niesie za sobą nieco inny zestaw wyzwań i możliwości [1].
Czym więc różni się projekt od procesu?
Procesy są przede wszystkim powtarzalne, cykliczne, przez co wyklucza się tutaj cechę projektów – zdefiniowane w czasie. Ponadto są one też często znane już w organizacji więc nie są one unikalnymi, jednorazowymi przedsięwzięciami. Natomiast projekty i procesy, czy też działania operacyjne często łączy wiele cech przez co istnieje problem z ich rozróżnieniem. Cechą wspólną może być na przykład celowość zarówno projektów jak i procesów. Każde z nich nastawione jest na osiągnięcie konkretnego celu lub efektu, czy dostarczenie rezultatu. Dodatkowo, zarówno projekty jak i procesy potrafią być bardzo złożone przez co także niełatwo dostrzec różnicę, jednak warto zapamiętać, że działania w ramach procesu są, w przeciwieństwie do projektów, z góry jasno określone, a nie stopniowo doprecyzowane [2]. Ponadto, każdy projekt może składać się z grup procesów i zadań w nich do zrealizowania, jednak procesy nie składają się na projekty.
Jak dobrze rozpoznać cechy projektu?
Unikalny - kiedy mówi się, że projekty są „wyjątkowe”, oznacza to, że każdy projekt różni się charakterem i specyfiką działania oraz otoczenia, celami i rezultatami, które dostarcza. Dobrym przykładem jest projekt remontu mieszkania. Dla większości osób projekt ten będzie nowym doświadczeniem. Trzeba będzie dobrze zaplanować działania do zrealizowania i określić budżet do wykorzystania. Finalnie ma on przynieść zamierzony cel – mieszkanie wyglądające tak, jak zostało zaplanowane. Jednak czy dla firmy wykończeniowej to także będzie projekt? Zdecydowanie tak. Choć będzie to zapewne jeden z wielu bardzo podobnych do siebie projektów, to jego realizacja może być w nieco innym czasie, budżecie, miejscu lub warunkach. Oznacza to także, że każde mieszkanie będzie się od siebie nieco różniło, a więc dostarczony zostanie inny rezultat niż w pozostałych tego typu projektach [3].
Celowość – w każdym projekcie należy wyznaczyć jakieś cele. Są one jak światło na końcu tunelu, do którego należy zmierzać, gdyż to ich osiągnięcie oznaczać może sukces projektu. Warto tutaj wspomnieć o zasadzie SMART [4], służącej do definiowania celów.
Zdefiniowany w czasie – tu zasada jest prosta. Każdy projekt ma swoją datę rozpoczęcia oraz zakończenia, którą powinno się wpisać w karcie projektu, a następnie realizować projekt tak, aby dotrzymać terminu.
Złożoność – wiąże się to ze stopniowym doprecyzowaniem projektu. Oznacza to, że na początku znany jest kierownikowi projektu jedynie pomysł na coś, co ma przynieść konkretny rezultat. Z czasem trzeba określić jakie zasoby są do tego potrzebne i ile to może potrwać. Powstają plany, które są stopniowo doprecyzowane na podstawie dostępności tychże zasobów oraz możliwości projektowych w danej firmie. Powstaje także struktura podziału pracy (SPP/WBS) , dzięki której większe zadania są dzielone na mniejsze i widać jak bardzo złożony będzie projekt.
Więc co jest lepsze dla organizacji?
Twierdzi się, że projekty napędzają innowacje, zmiany i rozwój, podczas gdy procesy zapewniają stabilność, spójność i wydajność. Organizacje powinny dążyć do tego, aby rozumieć zarówno związek, jak i różnice między projektami i procesami, dzięki czemu będą mogły wykorzystać tę wiedzę do zwiększenia swojej przewagi konkurencyjnej. Firmy, które potrafią skutecznie zarządzać projektami w ramach ugruntowanych procesów, mogą łatwiej osiągać cele strategiczne oraz mieć większą szansę na stale rosnące zyski i przewagę nad konkurencją.
Autorka: Katarzyna Dorociak
[1] M. Kapusta: Zarządzanie projektami krok po kroku. Samo Sedno, Warszawa 2013, s.8.
[2] M. Kapusta: Zarządzanie projektami krok po kroku. Samo Sedno, Warszawa 2013, s.9.
[3] M. Kapusta: Zarządzanie projektami krok po kroku. Samo Sedno, Warszawa 2013, s. 10-11.
Bibliografia:
Kapusta M.: Zarządzanie projektami krok po kroku. Samo Sedno, Warszawa 2013,
Brak komentarzy: