Zasady skutecznego zarządzania zespołem w trakcie pracy zdalnej

Pandemia koronawirusa COVID-19 była zdecydowanie jednym z najbardziej zaskakujących wydarzeń we współczesnej historii naszego świata. Po roku 2020 praktycznie każdy z nas jak i każda branża zmuszona była do przystosowania się do życia w nowej rzeczywistości, pełnej ograniczeń, dystansu, a co za tym idzie pracy zdalnej.

Praca zdalna jednak nie była nigdy nikomu obca. Istniała już wcześniej, lecz nie była do tej pory tak powszechna jak w trakcie trwania pandemii. Niektóre wręcz zawody, takie jak: youtuberzy, influencerzy, osoby prowadzące sprzedaż internetową, freelancerzy, pracownicy korporacyjni, obsługi klienta czy informatycy zawsze pracowały zdalnie. Cała ich działalności opierała się na pracy internetowej, bądź użyciu zdalnych narzędzi. Jednak wciąż, forma pracy zdalnej dotyczyła tylko pojedynczych jednostek.

Dopiero dzięki wybuchowi pandemii doszło do rozpowszechnienia tego modelu pracy na większą skalę. Wiele firm zostało zmuszone przejść na całkowitą pracę zdalną, bądź pracę hybrydową. Na dzień dzisiejszy, przy cyklicznym występowaniu pandemii, większej ilości szczepień oraz wyższej odporności społeczeństwa, praca zdalna nie jest już przymusem, tylko wyborem.

Nie zmienia to faktu, że wiele firm dostrzegło zalety pracy w formie zdalnej. Nawet po osłabieniu pandemii, nie mają zamiaru w pełni wracać do biur. Generuje to całkowicie nowe możliwości warunków pracy dla pracowników, ale i również dodatkowe wyzwania z jakimi muszą zmagać się Project Managerowie, aby motywować swoich współpracowników do pracy.

W ciągu ostatnich dwóch lat, doświadczonym Project Managerom udało się zebrać podstawowe i kluczowe zasady, jakimi powinniśmy się kierować, gdy zarządzamy zespołem rozproszonym.

 

1.      Komunikacja i budowanie więzi w zespole

 

W trakcie pracy zdalnej bardzo łatwo jest zatracić jakikolwiek kontakt z zespołem, a czasami nawet i drugim człowiekiem. Wielu ludzi w trakcie całkowitego lockdownu zmuszonych było do spędzania czasu głównie w swoim własnym domu, co w przypadku osób mieszkających samotnie, miało bardzo poważne skutki.

 

Łatwa i efektywna komunikacja, najlepiej zapewniona na wiele sposobów, np. poprzez dostępność wielu kanałów, platform i komunikatorów, ułatwia budowanie relacji w zespole. Zapewnia, że pracownicy będą odczuwać, że mogą na siebie liczyć.

 

Oprócz tego, zalecane jest używanie komunikatorów w formie video, aby zapewnić swoim współpracownikom wrażenie, że rozmawiają z kimś „żywym” z prawdziwym człowiekiem. Wpłynie to pozytywnie na budowanie relacji i wzmacnianie więzi współpracowników, co w ostateczności odbije się na ich zaangażowaniu w swoją pracę i wzajemne zaufanie.

 

Jako Project Manager musimy zawsze dbać o wzajemne relacje pracowników, dlatego powinniśmy w szczególności dbać o atmosferę pracy w zespole i zachęcać jego członków do aktywnej komunikacji, a czasami i integracji.

 

2.     Jasna i przejrzysta współpraca w zespole

 

Efektywna praca zdalna zależy przede wszystkim od oczekiwań naszych współpracowników. Pracując zdalnie bardzo często nie dowiadujemy się o niektórych informacjach, dlatego istotne jest ustalanie konkretnych, transparentnych wymagań i celów wobec siebie i naszych współpracowników.

 

Aby zespół był efektywny, musi informować się z każdym na bieżąco, w szczególności ze swoimi przełożonymi, o stanach zaawansowania projektów, gdy pojawią się jakieś trudności czy konieczna jest jakaś zmiana/podjęcie decyzji rozwoju projektu. Istotne jest informowanie nawet o najbardziej dla nas oczywistych krokach podjętych do realizacji projektu.

 

Każdy nasz współpracownik musi w dokładny i jasny sposób zrozumieć na czym stoi i na czym polega rola każdej osoby wcielonej w realizację projektu. Cała praca nigdy nie składa się tylko i wyłącznie na samodzielny projekt, bardzo często jest tak, że każdy jest odpowiedzialny tylko za jego część, która składa się w jedną spójną całość.

 

Najważniejszą jednak cechą wpływającą na owocną współpracę, jest dotrzymywanie obietnic. Niesłowność bardzo często doprowadza do niechcianych, a często i nawet nieuniknionych konfliktów, które mają znaczący wpływ na relację i morale pracowników, a co za tym idzie zmieni się efektywność zespołu.

 

3.     Mniej żelaznej kontroli, więcej wolności, zaufania i odpowiedzialności

 

Podczas pracy zdalnej pracownicy zyskują możliwość pracy w sposób w jaki jest dla nich najbardziej przystępny, w ich najbardziej komfortowym środowisku. Zapewnia im to bardzo dobre warunki do wykorzystania swojego potencjału i kreatywności, a co za tym idzie, daje im pełną rękę i wolę do popisu, umożliwiając przejęcie całkowitej odpowiedzialności i kontroli nad swoimi obowiązkami.

 

W takim przypadku, próba jakiejkolwiek żelaznej kontroli i wprowadzania ograniczeń na pracownika może skończyć się klęską i dużym zniechęceniem pracownika do wykonywanych zadań. Project Manager musi zaufać swojemu pracownikowi i zachęcać go do sumiennej i regularnej pracy poprzez wyznaczanie mu celów i ramy czasowej w jakiej muszą one zostać osiągnięte, nie narzucając przy tym żadnego, bądź większego sposobu jego osiągnięcia.

 

Ponownie, istotne jest jasne określenie swoich wymagań względem pracownika i egzekwowanych od niego rezultatów w taki sposób, aby nie brzmiało to jak groźba, lecz postawa pełna zaufania i oczekiwania od pracownika odpowiedzialności.

 

4.    Przełączanie się w tryb pracy i tryb wolny

 

Praca zdalna ma wiele minusów, jednym z nich jest utrudnienie możliwości skupienia się i duże rozproszenie pracowników. W końcu zyskują oni możliwość pracy we własnym domu, gdzie czują się najwygodniej.

 

Aby temu zapobiec PM powinien zachęcić swoich pracowników do wydzielenia w domu pomieszczenia, bądź przestrzeni, która będzie przeznaczona tylko i wyłącznie do pracy. Konieczne jest zapewnienie swoim pracownikom ergonomicznych i wygodnych warunków do wykonywania swoich obowiązków, które przy dłuższym okresie czasu nie będą dla nich bolesne i uciążliwe.

 

W tym celu najlepiej jest zachęcić pracowników do dokonania oceny ich poprzedniego stanowiska pracy w firmie i oszacowanie co stanowiło wady i zalety ich stanowiska. Dzięki temu możliwe będzie wyłonienie kluczowych elementów, które wpłynęły na ich wygodę i efekty pracy. Może to być posiadanie większej ilości monitorów, inny typ krzesła czy oświetlenia. Dbałość o swojego pracownika wpłynie pozytywnie na jego stosunek do firmy i swojego Project Manager.

 

Project Manager powinien również nakłaniać swoich pracowników do utrzymywania stosownego dress code, ponieważ praca zdalna „rozleniwia” i zachęca pracowników do siedzenia przed komputerem cały dzień np. w pidżamie. Choć jest to bardzo wygodne, to z biegiem czasu może doprowadzić do odczuwania mniejszej potrzeby przykładania się do swoich obowiązków, pełne wybicie pracownika z rytmu, co wpłynie na jakość wykonywanej pracy i projektu.

5. Istotność odpowiednich narzędzi do pracy

 

Jest to jedna z najbardziej oczywistych a często bagatelizowanych zasad, dotykających wszystkich członków zespołu. Jej istota łączy ze sobą wszystkie poprzednie zasady. Dobra, jasna, godna zaufania i słowna komunikacja, nie będzie możliwa bez zapewnienia do niej odpowiednich narzędzi, tak samo jak i części pracy nie można zrealizować poza biurem.

 

Jeżeli chcemy, aby nasi pracownicy wykonywali swoje zadania dobrze, terminowo i solidnie, to musimy zapewnić im odpowiedni do tego sprzęt. Może to dotyczyć, oprogramowania, aplikacji bądź używanych technologii. Konieczne jest również używanie dodatkowych programów zabezpieczających, nie tylko w imieniu samego interesu firmy, ale i również cybezpieczeństwa jej pracowników.

Podsumowując, praca zdalna jest już nieodłącznym elementem naszego życia i na pewno zmieniła światowy rynek pracy. Dzięki niej zyskaliśmy zupełnie nowe możliwości zarobkowe, a także i technologie, które z biegiem czasu będą się tylko i wyłącznie rozwijać. Tak jak każda firma musi nadążać za zmianami, tak samo i Project managerowie muszą mieć na uwadze zupełnie nowe narzędzia i stawić czoło wyzwaniom z nimi związanymi. Jednak przyszłość pracy zdalnej wydaje się być pozytywna i iść w bardzo korzystnym kierunku.

 

Autorka: Alicja Gromadzka

Źródła internetowe:

1.               https://wszechnica.uj.pl/doradztwo/zdalne-zarzadzanie-zespolem/

2.               https://www.michaelpage.pl/advice/porady-dla- pracodawc%C3%B3w/rozw%C3%B3j-i-retencja/jak-skutecznie-zarz%C4%85dza%C4%87-zespo%C5%82em-zdalnie

3.               https://startup.pfr.pl/pl/aktualnosci/zespol-zdalny-jak-zarzadzac-rozproszonym-zespolem-na-odleglosc/

4.               https://oditk.pl/pl/oferta/oferta-dla-firm/zarzadzanie-praca-zdalna-szkolenie-online-dla-menadzerow/htt

 
Spis rysunków:
Rysunek 1 - Obraz autorstwa master1305 na Freepik 
Rysunek 2 - Obraz autorstwa redgreystock na Freepik
Rysunek 3 - Obraz autorstwa pressfoto na Freepik
Rysunek 4 - Obraz autorstwa master1305 na Freepik