Fazy formowania zespołu

 

Utworzenie zespołu wydaje się dość prostym zadaniem. Jednakże zazwyczaj nie wystarczy jedynie zebrać odpowiednie osoby i kazać im stworzyć zgrany oraz efektywny zespół. Należy pamiętać, że nowo poznani ludzie nie będą od samego początku zżyci, czy mieć podobne zdanie czy opinię o danym problemie. Dlatego każdy lider powinien znać etapy, które występują podczas formowania się zespołu.

 

Czym jest zespół?

Zespół to[1]:

specyficzna grupa społeczna, powiązana formalnymi i nieformalnymi więzami, wykonująca określone zadania w celu uzyskania określonej gratyfikacji  materialnej i pozamaterialnej

W zespole zazwyczaj występują zarówno więzi typowo służbowe jak i np. koleżeńskie. Mogą być one przyczyną różnorodnych konfliktów, sporów pomiędzy poszczególnymi osobami. Najczęściej ma to negatywny wpływ na atmosferę wśród pracowników, co przekłada się na ich efektywność pracy. Dlatego należy mieć świadomość jakich zachowań należy się spodziewać na różnych etapach formowania się zespołu. 

Wyróżnia się wiele typologii podziału etapów powstawania zespołu. Najpowszechniejszy został stworzony przez B. W. Tuckmana oraz M. A. C. Jensena. Wyróżnili oni 5 faz powstawania zespołu.

 

I faza: formowanie (ang. forming)

Rozpoczyna się w trakcie gdy członkowie zespołu spotykają się po raz pierwszy. Zazwyczaj ich interakcje są przypadkowe. Etap ten charakteryzuje się nieufnością oraz dystansem, ponieważ członkowie zespołu dopiero poznają siebie wzajemnie. W tym okresie członkowie zespołu zazwyczaj bardzo polegają na liderze, dlatego też to właśnie do niego trafia większość informacji.

Na tym etapie nie powinno się oczekiwać od zespołu dużej efektywności. Może to wywołać niepotrzebny stres wśród jego członków, dla których w tym momencie najważniejsze jest poznanie siebie nawzajem. Dlatego lider zespołu po przedstawieniu celu, powinien skupić się przede wszystkim na pomocy zgrania zespołu oraz na ustaleniu jego struktury. Jest to również dobry okres na obserwację w jaki sposób pojedyncze osoby radzą sobie z nowymi sytuacjami oraz ze stresem. Etap pierwszy kończy się zazwyczaj kiedy zespół ma świadomość wspólnego celu do którego zaczyna dążyć.

 

II faza: Docieranie się (ang. storming)

Etap drugi się najbardziej burzliwym okresem formowania się zespołu. Członkowie grupy powoli poznali siebie nawzajem i zaczynają być odważniejsi w wyrażaniu swoich opinii. Możliwe jest, że członkowie zespołu zaczną wątpić w sukces grupy i osiągnięcie wspólnego celu, dlatego na typ etapie ważne jest aby lider wspierał i motywował zespół. Innym problemem mogą być konflikty wewnętrzne pomiędzy współpracownikami. Zbytnie zlekceważenie różnych kłótni, waśni może doprowadzić do zmniejszenia efektywności pracy lub nawet do rozpadu zespołu. 

Dlatego też bardzo ważna jest rola lidera na tym etapie powstawania zespołu. Jego zadaniem jest przede wszystkim obserwacja oraz wyciąganie wniosków. Jego zadaniem powinno być również zachęcanie stron konfliktów do wspólnej otwartej rozmowy, czy wypracowania kompromisu.

 

III faza: normalizacja (ang. norming)

Jeżeli zespół przetrwa fazę drugą, następna jest już spokojniejsza. Na tym etapie konflikty zazwyczaj ustępują, a członkowie prowadzą między sobą rzeczowe rozmowy. Współpracownicy potrafią wspólnie podejmować decyzje, dzielić się poglądami, opiniami oraz wspólnie szukają alternatyw. 

Zadanie lidera powinno głównie polegać na obserwacji zespołu. Często zdarza się, że niektóre fazy się przenikają. Zazwyczaj często ciężko jest określić w którym etapie formowania się należy zespół. Należy również pamiętać, że tak naprawdę na każdym etapie mogą wystąpić konflikty, czy kłótnie wśród pracowników. Jednakże nie powinny one stwarzać tak napiętych atmosfer jak w fazie drugiej. Etap normalizacji kończy się w momencie wspólnych oczekiwań współpracowników wobec celowości zespołu.

 

IV faza: wykonanie (ang. performing)

Jest to najefektywniejszy czas pracy zespołu. Współpracownicy już znają siebie nawzajem oraz wiedzą już jakich zachowań mogą się spodziewać. Pozwala to na śmielsze wyrażanie swoich opinii co sprzyja pojawianiu się nowych, kreatywnych rozwiązań. Ponadto zarówno atmosfera wśród współpracowników jak i synergia zazwyczaj sprzyjają wspólnemu osiąganiu celów. Jeżeli zespół pomyślnie przeszedł poprzednie etapy, to na tym poziomie zazwyczaj przeważa akceptacja oraz dobrowolna współpraca.

 

V faza: zamknięcie (ang. adjourning)

W fazie ostatniej zespół jest już w pełni uformowany i zakańcza on projekt, nad którym pracował. Relacje zaczynają się rozluźniać. Stres związany z pracą w zespole zaczyna opadać. 

Praca lidera na tym etapie również opiera się na obserwacji oraz wyciąganiu wniosków. Zespół przez niego stworzony, wykonał powierzone mu zadanie. Warto również podkreślić, że nie wszystkie zespoły maja ten etap. Jest on bowiem charakterystyczny dla np. zespołów projektowych, w których współpraca kończy się wraz z osiągnięciem celu (albo z opuszczeniem zespołu przez wszystkich jego członków).

Dobrze poprowadzony zespół jest bardziej efektywny i stabilny. Pozwala także zachować pozytywniejszą atmosferę wśród pracowników, co również przekłada się na efektywność. Zatem warto zauważyć, że lider nie zdając sobie sprawy z powyższych etapów, może zachowywać się w niewłaściwy sposób i tym samym utrudnić stworzenie zgranego oraz efektywnego zespołu. Zwłaszcza niezrozumienie najtrudniejszej, drugiej fazy, może doprowadzić do jego rozpadu. Konflikty międzyludzkie będą się pojawiać zawsze, zwłaszcza, jeżeli w grę wchodzi stres i presja czasu. Dlatego warto przede wszystkim pamiętać, aby starać się rozwiązywać konflikty na bieżąco i zachęcać współpracowników do rozmów oraz kompromisów.

Autor: Zuzanna Markowska

Źródła zdjęć:

Zdjęcie autorstwa fauxels z Pexels.

Przypisy:

[1] B. Kożusznik, Podmiotowość zespołu pracowniczego w organizacji, Katowice 1996, s. 32.