Matryca Eisenhowera - narzędzie zarządzania czasem
Jedną z kluczowych kompetencji miękkich, przydatnych w codziennym życiu prywatnym oraz zawodowym jest zarządzanie własnym czasem. Dlaczego kluczowych? Ponieważ dla każdego człowieka doba zawsze ma 24 godziny, ale sposób wykorzystania tych godzin, który zależy od nas samych wpływa na całe nasze przyszłe życie. Dlatego warto jest skupiać się na takich czynnościach, które w dłuższej perspektywie pozwolą na osiągnięcie pewnych korzyści, zamiast spędzać czas na czynnościach nieistotnych.
W jaki sposób zarządzać własnym czasem?
Dwight Eisenhower (1890-1969) był prezydentem Stanów Zjednoczonych, generałem armii Stanów Zjednoczonych i dowódcą wojsk alianckich w trakcie II wojny światowej, kierował operacją lądowania w Normandii. Stworzył również macierz priorytetów, nazwaną od jego nazwiska – Matrycą Eisenhowera. Podobno miał takie motto:
To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne
Słowa te są bardzo prawdziwe i w tzw. „pigułce” określają sens całej macierzy, której celem jest takie zarządzanie czasem, aby skupiać się na rzeczach priorytetowych i istotnych, a w ten sposób zwiększać efektywność i produktywność własnych działań. Sama macierz ma postać matrycy podzielonej na 4 ćwiartki, a każda z nich określa inną grupę zadań, w zależności od kryterium pilności oraz ważności.
Są to takie zadania, które są najważniejsze do wykonania w perspektywie czasu. Mają albo określony termin zakończenia, który niedługo ubiegnie, albo są już nawet przeterminowane. Zadania pilne wymagają natychmiastowej reakcji. Mogą być zlecane przez innych (np. przełożonego) lub narzucane sobie przez nas samych, ale brak wykonania tych zadań może skutkować bardzo dotkliwymi konsekwencjami. Zadaniami pilnymi i ważnymi bywają również sytuacje kryzysowe, nagłe, awaryjne, które wymuszają na nas tzw. „gaszenie pożarów”, czyli podjęcie działań naprawczych. Przykłady takich zadań to: wizyta u lekarza z powodu nagłego bólu zęba, wymiana koła po przebiciu opony, nauka na jutrzejszy egzamin czy obsługa ważnego klienta oczekującego w poczekalni już od kwadransa. Takich zadań zazwyczaj uniesposób zlecić komuś innemu, dlatego powinniśmy zająć się nimi sami w pierwszej kolejności. Zdarza się również, że do tej ćwiartki trafiają zadania ważne, ale niepilne, ponieważ zbliża się termin ich wykonania i z powodu naszego zaniedbania zadania takie stają się pilne.
Powinno się ograniczać ilość zadań pilnych i ważnych, ponieważ wiążą się one z dużym stresem, napięciem i wyczerpaniem psychicznym organizmu. Osoby, które na co dzień działają głównie pilnie i ważnie zaniedbują pozostałe ćwiartki, ponieważ resztki czasu, jaki im pozostaje, spędzają na uciekaniu w zadania niepilne i nieważne, nieproduktywne, pozwalające na chwilowe odcięcie się od świata, a funkcjonowanie w ten sposób w dłuższej perspektywie z pewnością nie jest obojętny dla ich zdrowia.
Ćwiartka II - zadania niepilne i ważne
Zadania niepilne i ważne to takie, które nie są priorytetowe w perspektywie czasu, ale są istotne. Zazwyczaj są to działania, które można zaplanować w czasie. Budują produktywność, są związane z rozwojem osobistym, dbaniem o zdrowie psychiczne, fizyczne oraz pielęgnowaniem relacji z rodziną i innymi ludźmi. Mogą to być również duże projekty, których ostateczny termin realizacji ubiega w dalekiej perspektywie czasu. Zadaniami ważnymi, ale niepilnymi jest większość obowiązków w pracy, od których zależy możliwość awansowania i zarabiania pieniędzy. W tej ćwiartce znajdują się również działania zapobiegające „wybuchaniu pożarów”, np. sprawdzanie stanu ogumienia przed podróżą czy wizyta kontrolna u stomatologa.
Osoby poświęcające najwięcej czasu na wypełnianie zadań niepilnych i ważnych najczęściej są zadowolone z własnego życia, mają poczucie kontroli, równowagi, nie zaniedbują kontaktów towarzyskich i rodzinnych. Ich przełożeni są zadowoleni z wykonywanej pracy, ponieważ obowiązki są realizowane terminowo i z zachowaniem wysokiej jakości. Kluczem do efektywnego zarządzania czasem jest systematyczne wypełnianie zadań niepilnych i ważnych, pozwalające na uniknięcie stresu spowodowanego ich przekształcaniem się w pilne i ważne. Z tego powodu jest to najważniejsza ćwiartka całej matrycy w perspektywie umiejętnego zarządzania czasem.
Ćwiartka III – zadania pilne i nieważne
Ta ćwiartka różni się od pierwszej tym, że choć zadania wymagają nagłej reakcji, to tak naprawdę nie są istotne, ponieważ brak wykonania ich w terminie nie będzie skutkował żadnymi konsekwencjami. Większość tych zadań można zlecić do wykonania komuś innemu lub zaplanować wykonanie ich w drugiej kolejności po pilnych i ważnych lub w trzeciej po ważnych i niepilnych, a z niektórych z nich można nawet całkowicie zrezygnować. Przykładami takich zadań są: rozmowy telefoniczne, odpowiadanie na e-maile, spotkania firmowe nie dotyczące naszych obowiązków czy sprawy, które bierzemy na swoje barki za inne osoby.
Problemem osób, które najwięcej czasu poświęcają na wykonywanie zadań pilnych, ale nieważnych jest ciągłe przebywanie w stanie iluzji – wydaje się im, że robią rzeczy pilne i ważne, ale finalnie nie widzą efektu swoich działań, ani nikt nie docenia ich pracy. Z tego powodu popadają we frustrację i tracą poczucie sensu. Wydaje im się, że ciągle marnują czas, ponieważ nie skupiają się ani na rzeczach najważniejszych, ani na sobie samym i najbliższym otoczeniu. Do tego mają skłonności do tracenia jeszcze większej ilości czasu, ponieważ aby rozładować negatywne emocje uciekają do ćwiartki czwartej.
Ćwiartka IV – zadania niepilne i nieważne
Ostatnia ćwiartka to działania, które można nazwać „złodziejami czasu”. Ich wykonywanie może dawać chwilowe poczucie przyjemności, ale nie prowadzi do żadnych długofalowych korzyści. Są tu także działania realizowane z ciekawości, nudy i poczucia chwili, takie jak pogawędki przy firmowym ekspresie do kawy, czytanie nieistotnych e-maili czy bezcelowe skakanie po kanałach telewizyjnych. Zgodnie z teorią takie działania powinno się eliminować. Należy pamiętać, że wszyscy jesteśmy tylko ludźmi i nie ma nic złego w obejrzeniu odcinka ulubionego serialu, graniu w gry komputerowe czy oglądaniu kilku śmiesznych filmików z kotkami na YouTube w celu odpoczynku – wtedy oczywiście takie działanie można uważać za ważne i niepilne (II ćwiartka). Jednak wielogodzinne spędzanie czasu na czynnościach niepilnych i nieważnych, jak bezcelowe przeglądanie Facebooka, serwisów plotkarskich, godzinne plotkowanie z przyjaciółką przez telefon czy granie w gry komputerowe do upadłego sprawia, że marnuje się czas, zamiast poświęcać go na czynności produktywne.
Co robić, by dobrze zarządzać czasem?
Samo określenie, w jakim stopniu dane działanie jest ważne i pilne zależy od nas samych, ponieważ każdy funkcjonuje w odmiennym środowisku, ma inną pracę i obowiązki. Najlepiej w tym celu wypisać wszelkie zadania do wykonania na kartce, bez określania ich ważności i pilności. Następnie należy przydzielić priorytety do zaplanowanych działań, pamiętając o tym, by:
- nie mylić zadań z I ćwiartki z zadaniami z III ćwiartki - nie zawsze to, co pilne, jest ważne,
- jak najwięcej czasu poświęcać na czynności z II ćwiartki, by skupiać się na tym, co ważne, zanim stanie się pilne,
- delegować zadania innym osobom, jeśli nie wymagają tego, abyśmy robili je sami oraz skupiać się na rzeczach ważnych dla nas,
- ograniczać czynności pochłaniające nasz czas, jeśli nie możemy ich całkowicie wyeliminować,
- umieć odmawiać, jeśli nie chcemy czegoś robić – asertywność jest istotna, by nie brać na siebie zbyt wiele i nie spędzać za dużo czasu w III ćwiartce.
Pamiętajmy, że doba każdego człowieka ma tylko i aż 24 godziny - nie istnieje coś takiego jak „brak czasu”, istnieje tylko nieumiejętne zarządzanie czasem. Ale na szczęście wszystkiego można się nauczyć!
Zdjęcie autorstwa JESHOOTS.com z Pexels.
Matryca Eisenhowera - opracowanie własne.
Brak komentarzy: